Şirketlerde Ön Muhasebe
Şirketinizi kurdunuz, faaliyete başlamaya hazır hale getirdiniz… İlk işiniz tabii ki müşteri bulmak ve elinizdeki ürün veya hizmeti satmaya başlamak olacaktır.
Ticaretin öncelikli amacı her zaman satış olsa da, işin mutfağını ihmal etmek size çok pahalıya patlayabilir. Asıl amaç kazancı maksimize ederken giderleri minimuma indirerek, elde edilecek kar oranını arttırmak olduğuna göre, tüm bunları yapabilmek için öncelikle gelir gider dengesini iyi takip etmemiz gerekiyor.
Şirketinizi muhtemelen kıt kanaat bir sermayeyle kuracaksınız ve ilk dönemlerde her şeyi kendiniz yapmanız gerekecek. Kendi kendinize yapamayacağınız tek şey şirketinizin resmi muhasebesini tutmaktır. Bunun için de ilk etapta muhtemelen kendinize özel bir muhasebeci çalıştırmak yerine dışarıdan bir mali müşavirle anlaşarak bu işi çözmeye çalışacaksınız. Her ay belirli bir ücret ödeyerek şirketinizin resmi muhasebesinin mali müşavir tarafından tutulmasını sağlayabilirsiniz…
Anlaşmış olduğunuz mali müşavir size şirket kuruluş, şube açılış, sgk bildirimleri ve personel işe giriş/çıkışları, resmi defterlerin tutulması, kdv, stopaj ve muhtasar vergilerin hesaplanması, geçici vergi beyannameleri ile bilanço, mizan gibi şirket belgelerinizin hazırlanması konularında yardımcı olacaktır. Ancak unutmayın ki muhasebeci tüm bunları sizin için değil devlete ibraz etmek için yapar. Sizin adınıza fatura kesmez, harcama yapmaz, borçlarınızı ödemez, para tahsil etmez… İşte bu noktada devreye ön muhasebe denilen kavram giriyor!
Her ne kadar bir mali müşaviriniz olsa da mutlaka şirketinizle ilgili gelir ve giderleri kendi bünyenizde tutmalı ve sıkı sıkıya takip etmelisiniz. Bunun şekli tamamen size kalmıştır… Ön muhasebe veya sekreterya pozisyonunda birini çalıştırabilir ya da kendiniz tutabilirsiniz, excelde hazırlayacağınız tabloları kullanabilir ya da piyasada satılan ERP programlarından satın alarak daha entegre şekilde hesaplarınızı takip edebilirsiniz.
Benim size önerim şirketi daha kurmadan harcamalarınız başlayacağı için hiç vakit kaybetmeden hesabınızı tutmaya başlamanız yönünde olur… İş hacminiz arttıkça daha komplike çözümlere yönelebilirsiniz…
Piyasada satılan ön muhasebe programlarını satın aldığınızda zaten ilgili firmadan kullanımla ilgili eğitim alabilir ya da internette detaylı dökümanlar bulabilirsiniz. Bu yazımda ben daha çok yeni kurulmuş bir şirketin gelir ve giderlerini böyle bir programa geçmeden geçici olarak nasıl tutabileceğinizi anlatmaya çalışacağım ancak baştan uyarım şudur ki eğer yeterli kaynağa sahipseniz ilk günden itibaren ön muhasebenizi entegre bir program üzerinde tutmaya çalışın. Böylece daha sonra en baştan tüm hesapları programa aktarmanız gerekmez. Bu önerim özellikle toptan veya perakende ürün satışı yapan yani stok tutan firmalar için çok daha önemlidir.
Yeni TTK uyarınca şirket kurmadan önce taahhüt ettiğiniz sermaye tutarının en az 1/4 lük kısmını bankaya bloke ettirmeniz gerekiyor. Şirket kuruluş işlemleriniz tamamlanınca banka blokeyi çözerek parayı şirket hesabınıza aktarıyor. Yani ilk etapta bir banka hesabıyla başlıyorsunuz… Bunun yanı sıra her şirketin en az bir adet kasa hesabı bulunmalıdır. Şirketinizde nakit olarak gerçekleşen tüm para giriş/çıkışlarını kasa hesabında takip edersiniz.
Şirket hesaplarınızı dört ana excel dosyası üzerinde tutabilirsiniz.
1) KASA
2) SATIŞLAR
3) ÖDEMELER ve TAHSİLATLAR (BORÇLAR ve ALACAKLAR)
4) STOKLAR
Şimdi bu dört ana dosyayı nasıl takip edebileceğimizi detaylıca inceleyelim…
1) KASA
Saydığım dört unsur arasında en önemlisidir. Şirketinize nakit olarak giren ve nakit olarak çıkan tüm para işlemlerini kasa dosyasına işlemelisiniz. Burada nakitten kastım havale veya EFT değil keş para ile yapılan işlemlerdir. Banka üzerinden gerçekleşen para transferleri banka hesaplarınızda tutulmaktadır. Artık bankaların internet şubeleri üzerinden tek tıkla hesap ekstresi alınabildiği için sizin banka hesaplarınız için ayrıca bir dosya tutmanıza gerek yok.
Kasa hesabı ana olarak giriş, çıkış ve bakiye miktarlarının gösterildiği bir hesaptır. Şirketinizin kasa hesabını tutarken dikkat etmeniz gereken en önemli iki unsur, tüm para giriş/çıkışlarını eksiksiz olarak kaydetmek ve kasa hesabının hiçbir zaman eksi bakiye vermeyeceğini unutmamak olacaktır. Format olarak aşağıdaki linkten ulaşabileceğiniz dosyayı kullanabilirsiniz. Bu dosya üzerinde bazı örnek işlemleri gösterdim, formüllere dokunmadan bu işlemleri ve açıklamalarını silerek dosyayı aynen kullanabilirsiniz.
http://www.yukletr.com/download.php?file=d60b89f9452fd919ab89a60b53d94e7d
İşlem yoğunluğunuza göre kasa hesabınızı aylık değil günlük olarak da tutabilir, daha farklı bir format kullanabilirsiniz. Kasa üzerinde gösterdiğiniz işlemlere ait fiş, fatura ve makbuzların kendiniz için birer fotokopisini alıp, tüm belgeleri kasa defteri ile beraber mali müşavirinize teslim etmeyi unutmayın.
2) SATIŞLAR
Yapmış olduğunuz satışları tek bir dosya üzerinde tutmak size büyük bir kolaylık sağlayacaktır. Bu şekilde hem anlık olarak cironuzu görebilir hem de aradığınız bir bilgiye daha kolay ulaşabilirsiniz. Yine satışlarınızı takip etmek için de aşağıdaki örnek formatı kullanabilirsiniz.
http://www.yukletr.com/download.php?file=10043ec9f4c4928a185d82f63f567ef4
Satışlarınıza istinaden kestiğiniz fiş ve faturaları saklarken aşağıdaki maddeleri uygularsanız tüm satışlarınızı rahatça takip edebilirsiniz.
Faturalarınızı 2 nüshası sizde kalacak şekilde bastırın ve sizde kalan nüshanın üzerine POS sliplerini zımbalayın. Yine ayrıca kurşun kalemle üzerine ödeme şeklini not edin. Ay sonunda bu nüshaların birini mali müşavirinize verip, birini saklayın.
Kasa fişi ile yaptığınız satışlarda da gün sonunda Z raporunu mutlaka alıp arkasına aldğınız ödemeleri not edin.
POS ile ödeme alıyorsanız gün sonu raporlarını mutlaka alın ve her ay sonunda muhasebecinize iletin.
Açık hesap vadeli olarak yaptığınız satışlarda faturanın açıklama kısmına vade tarihini yazmanız işinizi kolaylaştıracaktır.
3) ÖDEMELER VE TAHSİLATLAR
Bir ticari işletmede en önemli başarı kıstası satış rakamları gibi görünse de nakit akışındaki aksaklıklar her zaman için şirketlere düşen satış adetlerinden daha fazla zorluk yaratmıştır. İşin özeti şudur ki: önemli olan faturayı kesmek değil satılan ürünün ücretini tahsil etmektir. Sadece cironuza bakıp işlerin iyi gittiğini düşünürken, sabit gider ödemeleriniz arka arkaya geldikçe bir anda aslında rahatta değil zorda olduğunuzu farkedebilirsiniz. İşte bu yüzden her zaman için şirketinizin nakit akışını yani alacaklarınızı ve borçlarınızı takip etmelisiniz. Bunu da yine basit bir excel dosyasında tutabilirsiniz.
Size önerim her ay başında sabit ödemelerinizi (kira, faturalar, taksitler vs.) dosyaya işleyip ardından o ayki diğer borçlarınızı ve alacaklarınızı eklemeniz. Böylece ay başında kasanızda ve banka hesaplarınızdaki mevcut parayı da değerlendirerek elinizdekilerle alacaklarınızın toplamının borçlarınızı karşılayıp karşılamadığını önceden görebilir, borçlarınız daha fazlaysa son dakikaya bırakmadan alternatif finansman seçeneklerini değerlendirebilirsiniz.
4) STOKLAR
Elinizdeki stokları takip etmeniz de hem ürünlerin kayıp çalıntı riskine karşı, hem de aktiflerinizin değerini hesaplarken size faydalı olacaktır. Bunun yanı sıra 3 ayda bir şirket bilançonuz çıkarılırken elinizdeki stoğun değeri de gerekecektir. Bu nedenle stok adetlerinizi tutarken ürünlerin ortalama maliyet değerini de tutmanız size kolaylık sağlayacaktır.
Ticaretin öncelikli amacı her zaman satış olsa da, işin mutfağını ihmal etmek size çok pahalıya patlayabilir. Asıl amaç kazancı maksimize ederken giderleri minimuma indirerek, elde edilecek kar oranını arttırmak olduğuna göre, tüm bunları yapabilmek için öncelikle gelir gider dengesini iyi takip etmemiz gerekiyor.
Şirketinizi muhtemelen kıt kanaat bir sermayeyle kuracaksınız ve ilk dönemlerde her şeyi kendiniz yapmanız gerekecek. Kendi kendinize yapamayacağınız tek şey şirketinizin resmi muhasebesini tutmaktır. Bunun için de ilk etapta muhtemelen kendinize özel bir muhasebeci çalıştırmak yerine dışarıdan bir mali müşavirle anlaşarak bu işi çözmeye çalışacaksınız. Her ay belirli bir ücret ödeyerek şirketinizin resmi muhasebesinin mali müşavir tarafından tutulmasını sağlayabilirsiniz…
Anlaşmış olduğunuz mali müşavir size şirket kuruluş, şube açılış, sgk bildirimleri ve personel işe giriş/çıkışları, resmi defterlerin tutulması, kdv, stopaj ve muhtasar vergilerin hesaplanması, geçici vergi beyannameleri ile bilanço, mizan gibi şirket belgelerinizin hazırlanması konularında yardımcı olacaktır. Ancak unutmayın ki muhasebeci tüm bunları sizin için değil devlete ibraz etmek için yapar. Sizin adınıza fatura kesmez, harcama yapmaz, borçlarınızı ödemez, para tahsil etmez… İşte bu noktada devreye ön muhasebe denilen kavram giriyor!
Her ne kadar bir mali müşaviriniz olsa da mutlaka şirketinizle ilgili gelir ve giderleri kendi bünyenizde tutmalı ve sıkı sıkıya takip etmelisiniz. Bunun şekli tamamen size kalmıştır… Ön muhasebe veya sekreterya pozisyonunda birini çalıştırabilir ya da kendiniz tutabilirsiniz, excelde hazırlayacağınız tabloları kullanabilir ya da piyasada satılan ERP programlarından satın alarak daha entegre şekilde hesaplarınızı takip edebilirsiniz.
Benim size önerim şirketi daha kurmadan harcamalarınız başlayacağı için hiç vakit kaybetmeden hesabınızı tutmaya başlamanız yönünde olur… İş hacminiz arttıkça daha komplike çözümlere yönelebilirsiniz…
Piyasada satılan ön muhasebe programlarını satın aldığınızda zaten ilgili firmadan kullanımla ilgili eğitim alabilir ya da internette detaylı dökümanlar bulabilirsiniz. Bu yazımda ben daha çok yeni kurulmuş bir şirketin gelir ve giderlerini böyle bir programa geçmeden geçici olarak nasıl tutabileceğinizi anlatmaya çalışacağım ancak baştan uyarım şudur ki eğer yeterli kaynağa sahipseniz ilk günden itibaren ön muhasebenizi entegre bir program üzerinde tutmaya çalışın. Böylece daha sonra en baştan tüm hesapları programa aktarmanız gerekmez. Bu önerim özellikle toptan veya perakende ürün satışı yapan yani stok tutan firmalar için çok daha önemlidir.
Yeni TTK uyarınca şirket kurmadan önce taahhüt ettiğiniz sermaye tutarının en az 1/4 lük kısmını bankaya bloke ettirmeniz gerekiyor. Şirket kuruluş işlemleriniz tamamlanınca banka blokeyi çözerek parayı şirket hesabınıza aktarıyor. Yani ilk etapta bir banka hesabıyla başlıyorsunuz… Bunun yanı sıra her şirketin en az bir adet kasa hesabı bulunmalıdır. Şirketinizde nakit olarak gerçekleşen tüm para giriş/çıkışlarını kasa hesabında takip edersiniz.
Şirket hesaplarınızı dört ana excel dosyası üzerinde tutabilirsiniz.
1) KASA
2) SATIŞLAR
3) ÖDEMELER ve TAHSİLATLAR (BORÇLAR ve ALACAKLAR)
4) STOKLAR
Şimdi bu dört ana dosyayı nasıl takip edebileceğimizi detaylıca inceleyelim…
1) KASA
Saydığım dört unsur arasında en önemlisidir. Şirketinize nakit olarak giren ve nakit olarak çıkan tüm para işlemlerini kasa dosyasına işlemelisiniz. Burada nakitten kastım havale veya EFT değil keş para ile yapılan işlemlerdir. Banka üzerinden gerçekleşen para transferleri banka hesaplarınızda tutulmaktadır. Artık bankaların internet şubeleri üzerinden tek tıkla hesap ekstresi alınabildiği için sizin banka hesaplarınız için ayrıca bir dosya tutmanıza gerek yok.
Kasa hesabı ana olarak giriş, çıkış ve bakiye miktarlarının gösterildiği bir hesaptır. Şirketinizin kasa hesabını tutarken dikkat etmeniz gereken en önemli iki unsur, tüm para giriş/çıkışlarını eksiksiz olarak kaydetmek ve kasa hesabının hiçbir zaman eksi bakiye vermeyeceğini unutmamak olacaktır. Format olarak aşağıdaki linkten ulaşabileceğiniz dosyayı kullanabilirsiniz. Bu dosya üzerinde bazı örnek işlemleri gösterdim, formüllere dokunmadan bu işlemleri ve açıklamalarını silerek dosyayı aynen kullanabilirsiniz.
http://www.yukletr.com/download.php?file=d60b89f9452fd919ab89a60b53d94e7d
İşlem yoğunluğunuza göre kasa hesabınızı aylık değil günlük olarak da tutabilir, daha farklı bir format kullanabilirsiniz. Kasa üzerinde gösterdiğiniz işlemlere ait fiş, fatura ve makbuzların kendiniz için birer fotokopisini alıp, tüm belgeleri kasa defteri ile beraber mali müşavirinize teslim etmeyi unutmayın.
2) SATIŞLAR
Yapmış olduğunuz satışları tek bir dosya üzerinde tutmak size büyük bir kolaylık sağlayacaktır. Bu şekilde hem anlık olarak cironuzu görebilir hem de aradığınız bir bilgiye daha kolay ulaşabilirsiniz. Yine satışlarınızı takip etmek için de aşağıdaki örnek formatı kullanabilirsiniz.
http://www.yukletr.com/download.php?file=10043ec9f4c4928a185d82f63f567ef4
Satışlarınıza istinaden kestiğiniz fiş ve faturaları saklarken aşağıdaki maddeleri uygularsanız tüm satışlarınızı rahatça takip edebilirsiniz.
Faturalarınızı 2 nüshası sizde kalacak şekilde bastırın ve sizde kalan nüshanın üzerine POS sliplerini zımbalayın. Yine ayrıca kurşun kalemle üzerine ödeme şeklini not edin. Ay sonunda bu nüshaların birini mali müşavirinize verip, birini saklayın.
Kasa fişi ile yaptığınız satışlarda da gün sonunda Z raporunu mutlaka alıp arkasına aldğınız ödemeleri not edin.
POS ile ödeme alıyorsanız gün sonu raporlarını mutlaka alın ve her ay sonunda muhasebecinize iletin.
Açık hesap vadeli olarak yaptığınız satışlarda faturanın açıklama kısmına vade tarihini yazmanız işinizi kolaylaştıracaktır.
3) ÖDEMELER VE TAHSİLATLAR
Bir ticari işletmede en önemli başarı kıstası satış rakamları gibi görünse de nakit akışındaki aksaklıklar her zaman için şirketlere düşen satış adetlerinden daha fazla zorluk yaratmıştır. İşin özeti şudur ki: önemli olan faturayı kesmek değil satılan ürünün ücretini tahsil etmektir. Sadece cironuza bakıp işlerin iyi gittiğini düşünürken, sabit gider ödemeleriniz arka arkaya geldikçe bir anda aslında rahatta değil zorda olduğunuzu farkedebilirsiniz. İşte bu yüzden her zaman için şirketinizin nakit akışını yani alacaklarınızı ve borçlarınızı takip etmelisiniz. Bunu da yine basit bir excel dosyasında tutabilirsiniz.
Size önerim her ay başında sabit ödemelerinizi (kira, faturalar, taksitler vs.) dosyaya işleyip ardından o ayki diğer borçlarınızı ve alacaklarınızı eklemeniz. Böylece ay başında kasanızda ve banka hesaplarınızdaki mevcut parayı da değerlendirerek elinizdekilerle alacaklarınızın toplamının borçlarınızı karşılayıp karşılamadığını önceden görebilir, borçlarınız daha fazlaysa son dakikaya bırakmadan alternatif finansman seçeneklerini değerlendirebilirsiniz.
4) STOKLAR
Elinizdeki stokları takip etmeniz de hem ürünlerin kayıp çalıntı riskine karşı, hem de aktiflerinizin değerini hesaplarken size faydalı olacaktır. Bunun yanı sıra 3 ayda bir şirket bilançonuz çıkarılırken elinizdeki stoğun değeri de gerekecektir. Bu nedenle stok adetlerinizi tutarken ürünlerin ortalama maliyet değerini de tutmanız size kolaylık sağlayacaktır.
Yazımın en başında da belirttiğim gibi tüm bunları entegre şekilde bir ön muhasebe programı üzerinde tutmak çok daha sağlıklı olacaktır ancak ilk etapta kısıtlı kaynaklarınızı farklı alanlarda değerlendirmek isterseniz bu şekilde bir takip sistemi kurmak da işinizi görecektir. Bu noktada girişimcilerin önüne çıkan bir diğer önemli soru da “Hangi ön muhasebe programını satın almalıyım?” oluyor. Her ne kadar bu sorunun cevabı şirketlerin ihtiyaçlarına ve kaynaklarına göre farklılık gösterse de piyasada etkin pazar payına sahip birkaç programa ilerleyen dönemde mutlaka değiniyor olacağım.
Son olarak ön muhasebe kavramının sadece bu dört unsurdan oluşmadığını, fiş/fatura kesmekten cari hesap takibine kadar farklı detayları içerdiğini, bu yazıda sadece şirketimizi ilk kurduğumuzda işimizi kolaylaştıracak takip metodlarını incelediğimizi de ekleyelim…
Son olarak ön muhasebe kavramının sadece bu dört unsurdan oluşmadığını, fiş/fatura kesmekten cari hesap takibine kadar farklı detayları içerdiğini, bu yazıda sadece şirketimizi ilk kurduğumuzda işimizi kolaylaştıracak takip metodlarını incelediğimizi de ekleyelim…
0 Yorum
AK Blog SEO
Read. Think. Exercise (Oku. Düşün. Uygula.)